社内物品の購買業務における課題について

コスト削減

間接材、用度品、副資材などなど、業種や企業によってその呼び方はまちまちですが、業務上必要なオフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、消耗品などを総称して、ビズネットでは 『社内物品』と呼んでいます。

今回は、この社内物品の購買業務の課題について考えてみたいと思います。

社内物品の購買業務における課題は、物品の取扱量が多く、複数の部門や拠点を持つ企業に特によく見られます。また、業種や取り扱う物品の種類によって、異なるものと共通のものがあります。

社内物品の購買業務における共通の課題

 

共通の課題は、購入コストとオペレーション(運用業務)の2つに大きく分けられます。

・購入コストに関する課題

全社的に使う物品の購入が社内でまちまちに行われると、購入価格の不統一や、大量購入によるボリュームディスカウントの恩恵を受けられないなどのコスト的な課題と、予算・実績管理、在庫管理など、購買業務の管理面での課題があります。

・オペレーション(運用業務)に関する課題

社内の取りまとめ部門が行う「社内からの受注」「多数の仕入先への発注」「仕入先からの荷受・仕分け・配送」「伝票処理」といった、いわゆる中継業務の増大による「本来の業務のレベル低下」、または「本来の業務の圧迫」などの課題があります。

購入コストの課題の解決方法

 

購入コストに関する課題をクリアするには、購買業務の統一化、つまり全社における統一購買の実施が最適な解決方法です。

例えば、ある企業では、業務で使う黒のボールペンを購入するのに、東京本社ではA社製、名古屋支店ではB社製、大阪支店ではC社製、地方の営業所にいたっては、それぞれの担当者が街で購入したものを購入伝票で処理していました。

このため、それぞれ購入金額がまちまちで、営業所で購入された分に関しては伝票処理まで発生していました。

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そこでこの会社では、オフィス用品の購買業務を本社で一括することにしました。ボールペンならA社製のものに統一し、一括購入することで、購入価格の一元化と、ボリュームディスカウントによる購入コストの削減に成功したのです。

またこれにより、これまで曖昧だった予実管理や在庫管理といった管理面の強化、営業所からくる伝票処理の業務削減も期待できます。

購入コストの課題を解決することの落とし穴

 

ただ、購入コストに関する課題が解決された半面、先にあげた2つ目の課題「オペレーションに関する課題」はかえって増えてしまいました。

これまで、事業所ごとに行われていたオフィス用品の購買業務を本社の総務部が一手に引き受けることになってしまったため、全国の事業所からオフィス用品の手配業務が集中するようになってしまったのです。

このために、総務部の担当者は残業時間が増えてしまい、もともとの業務にも遅れをきたすようになってしまいました。結果、購入コストは下がったかもしれませんが、「見えないコスト」は増えてしまったのです。

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この購買業務の新たな課題を解決するにはどうすればよいでしょうか?

次回は、「社内物品の購買業務の改善方法」について考えてみたいと思います。

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