購買部門の業務効率化を考えてみる

コラム

製造業の購買部門の主な業務といえば、工場で製品の材料となる主資材の購買業務がメインですが、その他に、製造業では工場で使われる工具、ユニフォーム、マスク、手袋などの副資材と呼ばれる間接材の購買の業務も少なからずあります。

購買部門には、適切な品質の物品を購入するためにサプライヤを選定し、また適切なコストで仕入れるために、複数のサプライヤに対して相見積もりを取り、価格交渉を行うということが求められています。

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副資材の購買業務の特徴と課題

 

少品種大量の主資材と比較して、多品種少量である副資材の購買業務には、次のような特徴があります。

  • 発注部門が多い(受注取りまとめ業務の手間がかかる)
  • サプライヤが多い(発注業務の手間がかかる)
  • 発注部門が物理的に離れていたりして、(「各拠点で」など)購買を通さずサプライヤに直接発注してしまうこともあり、購買価格の統制が出来ないことも多々ある
  • サプライヤの選定が重要(品質の確保、適切な購入コスト実現のため)
  • 印刷物や役務などは、相見積もりによる購入コストの適正化が必要

副資材の購買業務は、少品種大量の主資材よりも煩雑になる要素が多く、直接収益に寄与しない業務ながら、工数を割かなくてはいけない現実があります。

それにもまして近年では内部統制やCSRの観点から、購買部門に求められる機能がより増える傾向にあります。

内部統制面では購買価格の統一化が求められますが、このために拠点ごとにわかれていた手配業務を本社購買部門に一本化すると、本社購買部門の負担はとても増大していきます。

CSR面では、グリーン調達のように環境に配慮した物品の選定や、強制労働や児童就労、外国人労働者の不法就労など人権に問題があるようなサプライヤは使わないなどの配慮も必要となってきており、これもまた購買担当者の負担を増やします。

このように多岐にわたる課題の多い副資材購買業務を効率化するにはどうすればよいでしょうか。

業務効率化のために業務を分ける

 

まずは専門的な知識が必要で人間がやらざるを得ない業務と、システム化することで効率化できる業務をしっかり切り分けることです。

サプライヤの選定や、購買の統一化を目的とした定番品の選定は、専門的な知識や調整・交渉が必要なこともありますから、人間がやるべき業務でしょう。

社内からの受注取りまとめや複数サプライヤの発注は一番手間がかかる煩雑な業務ですが、業務自体は単純なため、システム化が図りやすく、システム化の効果が一番出やすい業務の一つです。

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また相見積もり業務などは、あらかじめ選定したサプライヤに見積もり条件を提示して依頼をするプロセスと、各サプライヤから出てきた見積もりを元に発注先を選定するという業務に分けられますが、単純業務である前者をシステム化することで、判断や交渉が必要となる後者の業務に専念することができます。

適切なシステム化で手間のかかる副資材業務を効率化することで、企業の収益に大きな影響を与える主資材の購買業務にリソースを回すことも可能となり、より強力な企業体質づくりが可能となる点から見ると、副資材業務の効率化も重要なことであるということがわかります。

次回は社内物品の購買業務における課題についてお話したいと思います。

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