統一購買と「アイミツ」 非定型の間接材購買業務を考える

コラム

アイミツ(相見積)の手間

 

購買業務BPOサービスを導入することで、統一購買業務は非常に効率化されます。特に使用頻度の高い間接材物品(定番商品)は、Webカタログ化をはじめとするシステム化で購買業務を大幅に軽減できます。

しかし、印刷物のように発注量や季節によって価格が変わるものは、いわゆる定価を決めることができません。このような場合、複数のサプライヤに同等商品の見積もりを依頼して購入先を決める、いわゆるアイミツ(相見積)を行うわけですが、このアイミツもまた購買部門にとって手間がかかる業務です。

たとえば複数のサプライヤに見積もり依頼する場合、それぞれの営業/販売部門に対し、条件を提示し、見積もりをもらい、サプライヤ選定や価格交渉に入りますが、一度で決まることはなく、条件交渉やらなにやらで、何度かやりとりをする必要があります。

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それが複数社となると、意外に時間がかかっていたりします。せっかく、購買業務をBPOしたのに、この部分が業務効率化の足かせとなっては本末転倒です。

購買業務BPOサービスを導入するメリット

 

それに対して、購買業務BPOサービスでは、見積をシステム化することが可能です。事前にいくつかのサプライヤを選定・登録しておき、そのサプライヤに対してシステムを利用した見積もりを依頼し、各サプライヤも見積もりを回答するといったやりとりをシステムで一括して行えます。担当者が条件を一度入れるだけで見積依頼は完了するので、サプライヤの数が増えるほど、業務効率は高くなります。

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また、管理の面でもメリットがあります。せっかく購買業務をシステム化したのに、購買履歴が残るのは定番商品だけで、このような相見積が必要な物品は従来どおり表計算ソフトで管理している、ということでは、せっかくの業務効率化も中途半端なものになってしまいます。

購買業務BPOサービスでは、このような取引についても一括して管理ができるので、全体的な業務効率化をしっかり行うことができます。

一見、非定型な相見積を要するような購買業務でも、購買業務BPOサービスを上手く使うことで、抜けもれのない業務効率化を図ることが可能となります。

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