社内物品・間接材業務の効率化について【課題解決編】

コラム

 社内物品※1 の運用における課題について、前回、購買業務を統一化することで、間接材の購入コストの課題を解決できたと思ったら、オペレーションの課題が増えたという話をしましたが、今回はオペレーションの効率化について考えてみたいと思います。

 購買業務の統一化のメリットと課題点

 前回は、全国に事業所をもつ会社がオフィス用品の購買業務を総務部に集中させたところ、購入コストの統一化、低減化、管理強化には成功したが、社内からの取りまとめ業務、仕入先への発注業務、納品物の荷受・仕分け・社内要求先への納品業務が増えてしまい、残業時間の増加、本来業務の遅延などを招いてしまい、効率化にはつながらなかったという話でした。

 ではそれをどう解決すればいいか。

 BtoB向けWeb販売サービスの導入

 最近、オフィス用品のBtoB向けWeb販売サービスがあるのだから、それを活用すれば良いではないか、という考えがあります。確かに、発注から納品まで総務部門の手を煩わせずに購入でき、間接材業務の効率化が実現できそうです。

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 ただ、これらのサービスにはできないことがあります。一つは「ワークフロー」にあてはまらない。つまり承認プロセスの外になってしまうということです。これでは購買の統一化で達成できた管理の強化からは離れてしまいます。

 もう一つは、オフィス用品のような数が出る既製品はこのサービスでも良いのですが、その他の社内部品、つまり販促品や帳票やカタログといった印刷物など、個別の物品については、このサービスでは取扱いができないということです。

 社内物品業務の「クラウド化」

 最近、業務システムなどで「クラウドサービス」の活用というキーワードが目立つようになりました。「クラウドサービス」とは、インターネットを経由して、社外の信頼できる企業が運営するサーバーで稼働する、その企業用にカスタマイズされたシステムを利用するサービスのことです。

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 企業がこれまで自社内に置いていた業務システムを、「クラウドサービス」に置き換え、システムの機材や運用をアウトソーシングすることで、システムのオペレーションコストを下げることを狙っています。

 「クラウドサービス」と同様に、社内物品の購買業務に関する、購買、物流、管理業務をパッケージ化して企業向けにネットで提供するサービスがあります。

 この「社内物品調達サービス」は、自社内にシステムを持つことなく導入が可能で、企業の実情やニーズに合わせてカスタマイズでき、間接材などの社内物品業務の「クラウド化」による効率化を実現させることができます。

 このようなサービスを検討するのも方法のひとつです。

 次回は、「社内物品調達サービスシステムを活用したアウトソーシング活用」について、簡単な事例を交えながら紹介します。

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