社内備品・間接材業務の効率化について【課題提起編】

コラム

2018.01.16

間接材、用度品、副資材と呼ばれる社内物品の運用において、どのような課題があるのか、購買業務の統一化を行うと、どのような効果が期待できるかを考えます。

間接材、用度品、副資材など、業種や企業によってその呼び方はさまざまですが、業務上必要なオフィス用品、販促物、印刷物、備品、工具、消耗品を総称して、ここでは 社内物品※1と呼ぶことにします。この「社内物品」の運用業務に関する課題はどのようなものがあるのでしょうか。

社内物品の運用における課題は、特にその取扱量が多く、多数の部門や拠点を持つ企業によく見られます。業種特有の課題もありますが、共通点も多いため、今回は間接材の課題について考えてみましょう。

共通の課題としてあげられるのが、

・購入コストに関する課題

全社的に使う物品の購入が、部門ごとや拠点ごとに社内でまちまちに行われると、購入価格の不統一や、大量購入によるボリュームディスカウントの恩恵を受けられないなどの「コスト的な課題」と、予算、実績管理、在庫管理などの「管理面での課題」が発生します。

・オペレーション（運用業務）に関する課題

統一購買を行っている企業では、社内の取りまとめ部門が行う「社内からの受注」「多数の仕入先への発注」「仕入先からの荷受・仕分け・配送」「伝票処理」といった、いわゆる中継業務の増大による、業務時間の長期化や本来の業務のレベル低下といった課題があります。

間接材などの「購入コストに関する課題」をクリアするには、購買業務の統一化、つまり全社における統一購買の実施が最適な解決方法です。

例えば、ある企業では、業務で使う黒のボールペンを購入するのに、東京本社ではA社製、名古屋支店ではB社製、大阪支店ではC社製、地方の営業所にいたっては、それぞれの担当者が個人で立替えて購入していました。

このため、それぞれ購入金額がまちまちで、営業所で担当者が個人で立替た分に関しては伝票処理まで発生していました。

そこで、この会社ではオフィス用品の購買業務を本社で一括管理することにしました。例えばボールペンであればA社製に統一、一括購入することで、購入価格の一元化と、ボリュームディスカウントによる購入コストの削減に成功しました。

また、これにより、これまで曖昧だった予実管理や在庫管理といった管理面の強化、営業所からくる伝票処理の業務削減も期待できます。

しかし、その半面、先にあげた２つ目の課題「オペレーションに関する課題」はかえって増えてしまいました。これまで、事業所ごとに行われていたオフィス用品の購買業務を本社の総務部が一手に引き受けることになったため、全国の事業所からオフィス用品の手配業務が集中するようになったのです。

このため、総務部の担当者の残業時間が増えてしまい、もともとの業務にも遅れをきたすようになりました。結果、購入コストは下がったかもしれませんが、「見えないコスト」は増えてしまったのです。

この課題を解決するにはどうすればよいでしょうか？

次回は、「課題の解決方法」を考えてみたいと思います。

※1 社内物品は、備品や消耗品を総称したビズネットオリジナルの呼び方です。業界によって呼び方は異なります。下記に一部の業界の呼び方についてまとめているので、参考までにご確認ください。

※消耗品とは主に事務用品・生活用品を指します。

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